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Portal Competência

29 de julho de 2014
Comunicação Corporativa


Faça reuniões diárias mais produtivas

Cinco dicas para tornar suas reuniões com a equipe mais objetivas e eficazes

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Standup Meetings são reuniões diárias que uma equipe faz para atualizar as atividades em andamento, dar um parecer sobre os afazeres de cada profissional e, assim, todos entrarem em sintonia no trabalho realizado. O detalhe é que elas ocorrem com todo o mundo em pé, justamente para incentivar a objetividade.

Como ocorrem diariamente, esses encontros geralmente são realizados no início da manhã e precisam ser rápidos, no máximo 15 minutos para ninguém se cansar. Desta forma, a assertividade também é regra para estas reuniões, ou seja, cada profissional deve colocar em pauta apenas o que é necessário e produtivo para o grupo – o que nem sempre é fácil de acontecer.

Para auxiliar os gestores a tornarem suas Standup Meetings mais produtivas e ninguém se cansar de ficar em pé, o consultor organizacional e especialista em gestão do tempo, Márcio Welter, concede cinco orientações preciosas. E ele ressalta: “se estas reuniões forem assertivas, o resultado que geram para uma equipe é fantástico, os profissionais se tornam menos estressados e mais focados e motivados. E o grupo, como um todo, ganha mais sinergia”.

Para ninguém cansar de ficar em pé…

Objetivo esclarecido – todos os membros da equipe precisam ter consciência sobre para que vão servir estas reuniões diárias. “O objetivo central é que cada um conceda um resumo sobre suas atividades do dia anterior e, após a análise do que foi feito ontem, alinhar expectativas para o hoje”, explica Welter.  Ou seja, nada de desvirtuar a conversa para discussões que excedam este propósito.

Agilidade como alvo – deixar claro a cada profissional que é preciso ser rápido no que eles têm a dizer também é importante. É possível alcançar esta agilidade não repetindo informações já enfatizadas por outros e concedendo um tempo para cada um falar – deixando o debate geral para o final.

Estrutura da fala– Márcio Welter sugere que a fala de cada profissional seja dividida em, no máximo, três pontos. Por exemplo: 1 – O que foi feito ontem. 2 – O que será feito hoje. 3 – O que está atrapalhando o andamento das atividades.

Participação essencial – promover o envolvimento de todos os profissionais da equipe é primordial, segundo o consultor. Nenhuma das pessoas do grupo deve se abster de falar. Isto também desenvolverá o costume da objetividade em cada um, pois será necessário sobrar tempo para todos.

Motivador do dia – ao final da reunião, é interessante que o gestor coloque para todos um ponto motivador para o desenvolvimento do trabalho do dia e o alcance de metas. “Este motivador, porém, deve ser previamente designado” e não pensado na hora da reunião



Redação, Portal Competência