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Portal Competência

5 de maio de 2014
Ernesto Berg


Quem Roubou o meu Tempo?

12 Ações Essenciais para Você Administrar o Tempo Eficazmente

Quem_Roubou_o_meu_Tempo

A capacidade de administrar o tempo é fundamental para a sua produtividade e a da sua equipe; logo, para sua própria ascensão profissional. Pessoas realizadoras sabem como extrair o melhor do tempo que dispõem e como fazer dele um poderoso aliado para alcançar resultados e atingir metas.   

1. Estabeleça os objetivos com clareza.

Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso te ajudará a não esquecer suas metas. É bom lembrar: barco sem rumo não chega a porto algum.

2. Faça uma lista diária e priorize as atividades.

Isto é tão básico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacione diariamente, numa folha de papel ou na sua agenda (notebook, palmtop, tablet etc.), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim, você poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando você dopado, mas sem nada renderem de efetivo. Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades – tanto de atividades a serem executadas, quanto de telefonemas que você pretende fazer.

3. Delegue.

Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. Delegando, você estará livre para alçar voos mais altos e realizar coisas mais nobres.

4. Saiba tomar decisões.

Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão.
Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o mesmo problema como o resolveram. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto.

5. Saiba dizer NÃO.

Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Acabará apenas ganhando a taça do “Engole Sapo”. Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.

6. Seja breve ao telefone.

Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais, vá direto ao assunto, seja breve e objetivo sem, entretanto, perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. A menos que você seja relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema. Imunize-se também contra interrupções telefônicas, quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. Peça a alguém – para anotar o número e ligue mais tarde.

7. Faça reuniões produtivas.

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento das pessoas e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

8. Evite o perfeccionismo.

“O perfeito é inimigo do ótimo”, diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo – de um simples bocejo à mais avançada astronave – deve ser impecável. Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurótico controle de qualidade – relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza, etc -, e, assim, decisões importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o “deus da perfeição”, excessivamente comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver as oportunidades passando ao lado. Se o ótimo já está ótimo, deixe o rio continuar fluindo e não o impeça. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor.

Todos temos um “relógio biológico” que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc. À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros. Agora, se você gosta de testar seus limites de atleta olímpico, então na hora do almoço faça sempre refeições substanciais, com muita comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em seguida, vá a uma reunião importante ou desenvolva um trabalho que exija concentração e veja os resultados. Entretanto, se você não for “aquele” atleta, nem quiser testar seus limites, então almoce com frugalidade e evite bebidas alcoólicas. Você continuará produtivo no período da tarde e com disposição até para algum trabalho à noite, se precisar.

10. Organize-se.

Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, perceber incapacidade de concentração, pedir sempre adiamentos constantes, não programar suas atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e, muitas vezes, não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Use então a “técnica da mortadela”. Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não sobrará mais nenhum pedaço.
O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em porções menores e depois complete-as, passo a passo. Neste caso, é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

11. Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).

Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:  

a. Jogar Fora. Pergunte-se:”Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogar esse papel no lixo (ou deletar esse e-mail)?” Se a resposta for “nada”, então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento. Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

b. Transferir. Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado, e que poderão ser de utilidade a eles.

c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail), tome-a logo – contanto que não interfira nas suas prioridades -, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então as delegue a alguém.

d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

12. Pratique a relação 80/20.

Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: “80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações”. Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade. Descubra também quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo, e que lhe trazem apenas 20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho. É bom lembrar que os “super” bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente.

Falta de tempo é a eterna desculpa dos inábeis. A alta produtividade é resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.

 

Texto extraído e condensado do livro “Quem Roubou o meu Tempo?” de Ernesto Artur Berg, Juruá Editora. 



Ernesto Berg

Consultor de empresas; palestrante; articulista; autor de vários livros; especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do tempo, criatividade na tomada de decisão, administração de conflitos. Graduado em Administração e Sociologia, Pós-graduado pela FVG de Brasília. Editor do site www.quebrandobarreiras.com.br voltado para a área de administração e negócios.