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Portal Competência

13 de agosto de 2013
Ernesto Berg


Onze sugestões importantes para sua comunicação

Aqui vão 11 sugestões para uma comunicação eficaz:

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1. Defina o real objetivo da comunicação

Tudo começa com a clara definição do objetivo a ser atingido com a comunicação. Pergunte a si mesmo: “Que resultado pretendo atingir com essa comunicação?” (Pode ser administrar um conflito, receber uma informação, fechar um negócio, vender a ideia de um projeto, aumentar a produção etc.). Pode parecer estranho, porém mais de 30% das comunicações feitas em empresas são de caráter ambíguo, dando margem a muitas interpretações por parte de quem as recebe.

2. Seja objetivo, claro e conciso

Nada é mais irritante e enfadonho do que o interlocutor se perder em devaneios, ser impreciso e ambíguo quanto a detalhes ou então desviar-se constantemente do objetivo da conversação. Isso faz com que o assunto não flua, enquanto o desconforto e a ansiedade crescem. Os pontos básicos de uma boa comunicação são: seja objetivo (vá direto ao ponto), claro (vá por etapas, não deixe margem a dúvidas sobre o que você está dizendo, não misture um assunto com outro) e conciso (não diga em cinquenta palavras o que pode dizer em dez). Isso não significa que você deva ter uma atitude seca e pouco acessível. É justamente o oposto. Sua atitude deve ser simpática, deixando o outro tranquilo. Apenas não confunda simpatia com dispersão.

3. Respeite a outra pessoa

Já conversou com alguém (por exemplo, seu chefe ou diretor) que é interrompido a todo instante por pessoas que entram na sala, ou por telefonemas, ou que a cada momento alguém pede licença para tratar de um assunto rápido, ou seu interlocutor faz algumas inofensivas ligações e coisas do gênero? Gostou da experiência? Já indagou se você mesmo não vem fazendo isso mesmo com outras pessoas que se dirigem a você? Durante um diálogo, evite se mexer ou virar muito de um lado para o outro, não atenda nem dê telefonemas, evite interrupções de outras pessoas (é horrível depois ter que ouvir: onde foi que paramos mesmo?). Evite ao máximo expressões regionais, gírias ou jargões técnicos. Sobretudo não se irrite nem se mostre aborrecido se o interlocutor expressar ponto de vista diferente dos seus ou não concordar com o que você falou. Tranquilidade, diálogo e boa vontade dissolvem qualquer desentendimento.

4. Demonstre interesse pelo interlocutor, mantendo contato visual

Olhe nos olhos da outra pessoa, mostre que está interessado no que ela diz meneando a cabeça em sinal de concordância e assuma uma postura de quem presta atenção. Deixe que perceba que você se importa com o que ela está dizendo.

5. Coloque-se no lugar da outra pessoa

Evite falar “economês”, utilize o universo linguístico familiar à outra pessoa e considere também o nível intelectual de quem está a sua frente. Instruções vernaculares podem ser ótimas para cientistas ou diretores letrados, mas não farão nenhum sucesso junto ao porteiro ou o contínuo, que ficarão talvez desnorteados. Ponha-se no lugar do outro, pergunte-se se o que está dizendo faz sentido para ele.

6. Não interrompa quando o outro estiver falando

É como falar de boca cheia: uma grosseria. Deixe o interlocutor expressar sua ideia ou ponto de vista e só então responda. Muitas pessoas se tornam tão insensíveis, que interrompem sistematicamente quem fala, como se só elas tivessem algo de importante para dizer. No entanto, é preciso ressaltar que certas interrupções são válidas e até enriquecem o diálogo, quando feitas de forma apropriada. É o assunto do próximo item.

7. Pergunte

Perguntas oportunas facilitam o diálogo e fazem fluir o assunto, desde que não o transforme num interrogatório policial. As perguntas esclarecem pontos obscuros; auxiliam pessoas tímidas a se expressarem e a desenvolverem seu raciocínio; fazem pessoas dispersivas voltarem ao assunto, forçando-as a irem direto ao ponto; fazem os indivíduos se sentirem valorizados, injetando-lhes confiança ao dialogarem. Mas, sobretudo, fazer perguntas demonstra que você leva a sério a obtenção de informações, além disso, elas auxiliam a estabelecer o ritmo do diálogo. Faça boas perguntas e seja um ouvinte atento.

8. Confirme o que foi entendido

No desenrolar da conversação, em determinados momentos, confirme o que foi dito para checar se o que você entendeu é o que o outro falou e vice-versa. Use frases do tipo: “Pelo que estou entendendo, o projeto B sofrerá um atraso. Wm vez de iniciar no dia 14, ele só começará no dia 28 de outubro”, ou “Portanto, repetindo, Alice e Mário farão a pesquisa de mercado juntos, mas o processamento e o diagnóstico serão feitos somente pela Alice, já que Mário terá de participar de outra pesquisa em seguida”.

9. Faça anotações

Anote os pontos mais importantes do diálogo escrevendo palavras-chave, frases relevantes, números, datas, pessoas envolvidas, custos, etc. Assim você se lembrará sem dificuldade do que foi dito quando tiver de voltar ao assunto durante e depois da conversação. Porém, evite ficar escrevendo o tempo todo, pois poderá não acompanhar tudo o que foi dito ou até mesmo intimidar o interlocutor com a sua caneta implacável. Só anote o essencial.

10. Preste atenção às mensagens não-verbais (suas e as do interlocutor)

Estudos mostram que expressamos apenas 7% do significado de uma mensagem por meio de palavras. Trinta e oito por cento são transmitidos pelo tom de voz; e 55%, pela linguagem corporal. Logo, comunicamos 93% de uma mensagem de modo não-verbal, por meio da nossa postura, dos gestos, do tom de voz etc. Deve existir coerência entre a nossa linguagem verbal e não-verbal. Se não houver consistência entre ambas, o resultado será uma distorção de comunicação e o interlocutor sempre acreditará, não no que foi dito, mas no que ele viu e sentiu (a mensagem não-verbal). Desse momento em diante, ele passará a prestar atenção em sua postura e ignorará as palavras.

11. Faça um resumo final

Terminada a conversação, faça um resumo dos principais pontos acordados: o que será feito, quem o fará, quando, como, a que custo. Isso servirá, primeiramente, para confirmar se é esse o entendimento da outra parte e, em segundo lugar, se nada de importante foi omitido.

Condensado do livro “Manual do Chefe em Apuros”, de Ernesto Artur Berg, Juruá Editora. Este livro tem como brinde o DVD O Gerente Empreendedor, com 50 minutos de duração, gravado em parceria com a Dtcom.



Ernesto Berg

Consultor de empresas; palestrante; articulista; autor de vários livros; especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do tempo, criatividade na tomada de decisão, administração de conflitos. Graduado em Administração e Sociologia, Pós-graduado pela FVG de Brasília. Editor do site www.quebrandobarreiras.com.br voltado para a área de administração e negócios.