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Portal Competência

13 de agosto de 2013
Ernesto Berg


Dez procedimentos para delegar eficazmente

Ninguém pode adivinhar o que você tem em mente. Diga com todas as letras o que você pretende

Dez-procedimentos-para-delegar-eficazmente

Eis dez orientações para uma delegação eficaz:

1. Defina claramente o que está delegando. 

Ninguém pode adivinhar o que você tem em mente. Diga com todas as letras o que você pretende:

a. O que deve ser feito;
b. Os resultados almejados em termos de qualidade e quantidade;
c. A data-limite para sua execução;
d. O sistema de acompanhamento que pretende adotar (se diário, semanal, quinzenal, mensal etc.)

2. Determine o grau de autoridade e responsabilidade

Não basta passar o abacaxi da responsabilidade da tarefa ao seu pessoal. É preciso também dar-lhes autonomia decisória para alocar recursos e recorrer a pessoas em caso de necessidade, ou o abacaxi com certeza não será descascado. Diga, claramente, a cada um, quais as suas responsabilidades e os limites de autonomia decisória. Lembre-se, porém, de que, por mais que você delegue a responsabilidade da tarefa a alguém, perante a empresa, entretanto, o responsável final por ela será sempre você. Já que é um trabalho de sua alçada entregue em confiança a outra pessoa.

3. Saiba a quem delegar

Certifique-se de que a pessoa que recebeu a delegação tem o preparo, a experiência e a capacidade requeridas para executar o serviço. Caso contrário, você poderá estar se lançando num voo cego.

4. Treine

Caso seu colaborador não tenha os três requisitos anteriormente mencionados, mas demonstre potencial e boa vontade em aprender, então nada melhor do que treiná-lo. Você mesmo ou alguma outra pessoa habilitada pode fazer isso. Também poderá recorrer a cursos, estágios e outros recursos. Se investir na pessoa certa, o retorno não tardará a trazer frutos.

5. Delegue não apenas para os mais capazes.

Se delegar somente aos mais competentes, você os estará punindo com excesso de trabalho e gratificando os menos capazes com pouco trabalho. Além disso, a delegação é um dos melhores métodos para desenvolver pessoas, pois, na maioria das vezes, elas se sentirão motivadas e desafiadas. Dê oportunidade para que todos aprendam novidades e as coloquem em prática e ficará surpreso com alguns funcionários que já estavam no “freezer”, que, com a nova chance, renasceram das cinzas, inclusive podendo aumentar a produtividade e voltar a progredir novamente.

6. Delegue o resultado, não o procedimento.

Certifique-se de que o colaborador entenda “o que” deve ser feito. O “como” deixe sob a responsabilidade dele, a menos que ele seja totalmente inexperiente no assunto (neste caso, treine-o antes). Deixando os procedimentos a cargo do subordinado, é possível que ele descubra formas novas e mais eficazes de executar uma tarefa ou obter novos resultados.

7. Conheça bem o seu pessoal

Se não conhecer bem o seu pessoal, dará um tiro no escuro ao tentar acertar o alvo. Antes de delegar, conheça a competência de cada um, quem está mais apto a fazer o quê, suas limitações, seus planos e aspirações profissionais, seu grau de maturidade e iniciativa, potencial de crescimento, entre outros. Assim você estará assegurando uma boa escolha ao delegar.

8. Seja acessível.

De nada adianta você se prontificar a responder perguntas e a ajudar nas dificuldades, se na primeira vez em que o colaborador aparece com dúvidas, você mostrar um semblante de tigre irritado. Paciência e disposição em explicar fazem parte do processo de delegação. Assim, demonstre ao seu subordinado, com atos, que ele sempre poderá consultá-lo quando tiver uma dúvida. Após aprender o trabalho, ele deslanchará sem precisar perguntar-lhe mais.

9. Evite delegação para cima.

A delegação de baixo para cima acontece quando um colaborador seu vem lhe fazer uma pergunta e você responde: “Pode deixar comigo, que eu resolvo esse problema” ou então: “Vou descobrir a resposta e depois lhe direi”. Quem ficou agora com a tarefa nas mãos? Você, é claro. A atividade foi delegada de volta a você. Em vez disso, poderia ter dito a ele para pesquisar ou recorrer a alguma outra pessoa que conheça o trabalho e, assim, ele mesmo encontrar a melhor opção. Nada impede, entretanto, que você dê algumas sugestões e orientações, desde que você não assuma a tarefa delegada.

Há três formas principais de delegar autoridade:

a. Diga ao empregado para analisar a tarefa ou problema e dar-lhe duas ou três soluções possíveis: você escolherá uma.

b. Diga a ele para analisar a tarefa ou problema e como pretende resolvê-lo, e depois, deixe-o implantar a solução, a menos que você, ao examinar a opção, não concorde com ela. Neste caso, explique o motivo da não-aceitação de sua ideia e elogie-o pelo esforço.

c. Diga a ele para resolver o problema, implantar a solução, e para, depois, mantê-lo informado do andamento dos trabalhos. A utilização desta terceira opção é mais aconselhável no caso de pessoas nas quais você confia e cuja qualidade e competência no trabalho você já conhece.

10. Avalie os resultados em conjunto com o subordinado.

Avalie os resultados em conjunto com o empregado, dando e recebendo feedback. Assim, você poderá verificar seus acertos (a propósito, não se esqueça de elogiá-lo por isso) e dizer-lhe o que ainda precisa melhorar em seu trabalho, se for o caso. Lembre-se de valorizar os acertos em vez de limitar-se somente a apontar erros. Saiba elogiar e, quando houver erros, faça a crítica de forma construtiva, incentivando o colaborador a melhorar. Afinal, com erros também se aprende.

 

Ernesto Artur Berg

Condensado do livro “Manual do Chefe em Apuros”, de Ernesto Artur Berg, 

Juruá Editora. Este livro tem como brinde o DVD “O Gerente Empreendedor”, com 50 minutos de duração, gravado em parceria com a Dtcom



Ernesto Berg

Consultor de empresas; palestrante; articulista; autor de vários livros; especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do tempo, criatividade na tomada de decisão, administração de conflitos. Graduado em Administração e Sociologia, Pós-graduado pela FVG de Brasília. Editor do site www.quebrandobarreiras.com.br voltado para a área de administração e negócios.