Esqueceu sua senha?

Portal Competência

13 de dezembro de 2013
Helio Meirim


Comprovando uma entrega

Quais são os desafios ?

Comprovando uma entrega

Consumidores cada vez mais exigentes e conscientes de seus direitos e de sua importância no momento da compra, concorrências cada vez mais acirradas, estratégias de marketing arrojadas juntamente à maior disponibilidade de consulta e comparação simultânea de preços em locais múltiplos através da internet, estes são alguns dos fatores que têm tornado a logística uma atividade cada vez mais estratégica e decisiva dentro das organizações.

Cada vez mais, as organizações precisam desenvolver produtos que atendam às expectativas dos consumidores, com preços que proporcionem uma relação satisfatória quando comparado aos benefícios ofertados. Além disso, precisa fazer com que este produto escolhido esteja disponível na quantidade certa, no local e no momento desejado.

Para conseguir atender a esta demanda, profissionais de marketing, desenvolvimento de produtos, produção e logística trabalham com afinco para satisfazer as expectativas do mercado.

Entretanto, existe uma parte deste processo que é bastante vulnerável, e que, se não for bem gerenciada, pode colocar todo o trabalho a perder: a entrega física ao cliente – parte final do processo logístico, que normalmente apresenta inúmeros desafios, como a operação de picking, packing, roteirização, entrega efetiva ao cliente e confirmação da mesma pelo cliente.

Hoje, gostaria de me dedicar a última etapa deste importante processo, a confirmação de entrega. Esta, mesmo sendo crucial e decisiva para todo o processo, pois é através dela que o ciclo do pedido se encerra, ainda é uma das etapas em que temos o maior número de etapas manuais, descritas abaixo:

(1)    Entregador chega a casa do cliente e, após efetivar a entrega física do produto, solicita a assinatura do CTRC e do canhoto da NF. Aqui temos o primeiro desafio: obter de forma legível a assinatura e o documento do responsável pelo recebimento (não podemos esquecer que o canhoto da NF e o CTRC são documentos comprobatórios da entrega);

(2)    CTRC e canhoto da NF retornam para transportadora (normalmente entre 20 e 50 documentos por veículo);

(3)    Na transportadora, o setor de baixa de entrega (alguns possuem outro nome) realiza (em seu sistema) a baixa de cada uma das entregas realizadas. Nesta etapa, já estamos tratando de 1.500 documentos (50 veículos cada um com 30 entregas na média) e esta atividade, em grande parte das vezes, é manual (input da data de entrega), o que demanda tempo e recursos da transportadora. Normalmente, esta etapa é um gargalo, e algumas vezes as entregas não são baixadas no mesmo dia, o que prejudica imensamente o encerramento do ciclo do pedido e consequentemente toda a visibilidade do processo;

(4)    O setor de baixa encaminha todos os documentos para serem organizados, algumas vezes escaneados e devidamente arquivados, visto que estes documentos precisam ficar guardados, para, em caso de litígios, junto aos clientes servirem de comprovante da entrega. Se considerarmos uma transportadora com 10 filiais, estaremos tratando de mais de 10.000 documentos por dia (algumas filiais realizam mais entregas do que outras). Isto gerará um volume superior a 200.000 documentos no mês, 2.640.000 mil no ano e, ao longo dos 5 anos (período legal que o canhoto da nota deve ser guardado), chegaremos a um volume superior a 13 milhões de documentos. Mesmo com o uso da digitalização de documentos, que já é um grande avanço, não é difícil imaginar o nível de organização necessário para, caso seja necessário apresentar o documento físico de prova da entrega (canhoto da NF), dispor dessa documentação rapidamente.

Todas as vezes em que tive a oportunidade de viajar ao exterior e me deparava com um entregador que, após efetivar a entrega do produto, apresentava ao cliente um equipamento onde ele assinava na tela o ateste da entrega, pensava nos 13 milhões de documentos que estavam deixando de ser digitados e arquivados, mas principalmente pensava que, no exato momento da entrega, todos os sistemas dos elos da cadeia logística (fornecedor, transportador…) já estavam sendo atualizados. Agilidade e visibilidade da informação e, acima de tudo, eliminação de retrabalho (digitação) possibilitando ganhos de produtividade, redução de custos e melhoria do nível de serviço são os resultados desta forma de comprovação de entrega.

Pois bem, quando retornava ao nosso país, ficava pensando que um dia teríamos toda esta tecnologia a nossa disposição, e venho percebendo que, aos poucos, mesmo que lentamente, estamos caminhando neste caminho.

Recentemente assisti a uma apresentação da solução da GKO chamada “Confirma Fácil” – um portal web que utiliza o serviço de Manifesto do Destinatário do SEFAZ, no qual o destinatário, ao receber fisicamente o produto tem condições de validar os dados da DANFE e assinar, digitalmente, o recebimento da mesma. Com isso, todos os elos da cadeia logística têm a possibilidade de visualizar a informação instantaneamente, além é claro dos ganhos de produtividade.

Pelo que pude perceber, a solução apresentada é focada para processos B2B (Business to Business), onde as relações comerciais e de entrega são efetuadas entre empresas, nas quais, principalmente, o comprador (recebedor) tem possibilidade de, no ato do recebimento, acessar o portal e confirmar o recebimento.

Muitos processos jurídicos e burocráticos ainda precisarão ser ajustados, mas penso que o uso de portais como o que tive a oportunidade de conhecer já é um grande passo rumo ao que via em minhas viagens ao exterior.



Helio Meirim

CEO da HRM Logística consultora & treinamento, tendo atuado, por mais de 20 anos, no Brasil e no exterior, em cargos executivos de empresas nacionais e multinacionais nos segmentos de Operadores Logísticos, Transportadores, Varejo, E-Commerce, Indústria Farmacêutica, Alimentícia, Siderúrgica, Química e Agrobusiness. Msc em Administração coordena a comissão de logística do Conselho Regional de Administração – RJ, é professor, escritor, palestrante e compartilha suas ideias no blog www.hrmlogistica.wordpress.com. Contato meirim@hrmlogistica.com.br