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Portal Competência

29 de agosto de 2013
Silvia OSSO


12 coisas que você precisa saber para ser produtivo

“Vivemos na era em que estamos cada vez mais plugados e cada vez mais sem tempo”

12 coisas que voce precisa saber para ser produtivo

“Vivemos na era em que estamos cada vez mais plugados e cada vez mais sem tempo”

Relendo há pouco tempo o livro “Manual do Chefe em Apuros” de Ernesto Artur Berg, Editora Makron Books, SP, achei oportuno fazer um breve resumo de aspectos que são muito atuais para as empresas e seus funcionários sobre a Gestão do tempo. Afinal, vivemos na era em que estamos cada vez mais plugados e cada vez mais sem tempo. Em alguns momentos, sentimo-nos um tanto “fora do ar” de tantas obrigações a cumprir e sem saber por onde começar. Então aqui vão algumas dicas:

1. Estabeleça os objetivos com clareza. Tenha bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas em destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que você não se esqueça de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum.

2. Faça uma lista diária e priorize as atividades. Isso é tão básico quanto conhecer primeiros socorros. Relacione diariamente, em sua agenda ou notebook, todas as atividades a serem cumpridas no dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com besteiras que gastam seu tempo, mas que não apresentam resultados. Esse planejamento diário será de muita utilidade para a definição de prioridades, tanto de atividades quanto de telefonemas a serem feitos.

3. Delegue. Se puder, transfira tarefas aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumi-los. Caso contrário, treine-a.

4. Saiba tomar decisões. Não existe treinamento de chefia que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, contudo, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: o quê?, quando?, por quê?, onde?, quem?, quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão. Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte a outros que já enfrentaram o problema. Pesquise também ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto.

5. Saiba dizer NÃO. Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho, não lhe trará nenhum reconhecimento. Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém lhe pedir para fazer mais um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumi-lo, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.

6. Seja breve ao telefone. Ligações telefônicas constantes atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem, claro, perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. A menos que você seja relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou numa reunião. Peça à secretária – ou a alguém – para anotar o número e ligue mais tarde. Procure fixar um horário para fazer seus telefonemas importantes todos juntos.

7. Faça reuniões produtivas. Tenha sempre uma pré-agenda de conhecimento de todos. Reuniões eficazes exigem: coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

8. Evite o perfeccionismo. O ideal é inimigo do bom, diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Se o ótimo já está ótimo, vá em frente. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor. Todos temos um “relógio biológico” que regula o fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Conheça o seu e trabalhe de sua forma, se puder. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades que exijam clareza de raciocínio, e, quanto aos projetos importantes, faça reuniões rápidas e estabeleça contatos essenciais. À tarde, de preferência, prefira a rotinas e os trabalhos corriqueiros.

10. Organize-se. Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programação- das atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Divida as tarefas volumosas ou que exijam atenção concentrada em porções menores e depois as complete passo a passo. Neste caso, é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

11. Saiba o que fazer com os papéis e e-mails. Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:

a. Jogar Fora. Pergunte-se: “Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?” Se a resposta for “nada”, então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento. Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências aos quais não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

b. Transferir. Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado e que poderão ser de utilidade a eles.

c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail), tome logo, contanto que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então as delegue a alguém.

d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim, poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

12. Pratique a relação 80/20. Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações. Essa relação vale também para a administração: 80% do que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

Descubra quais dos 20% do seu trabalho diário são realmente essenciais e quais lhe dão 80% de produtividade. Descubra também quais as rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo, e quais lhe trazem apenas 20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, disfarçada sob a forma de muito trabalho.

É bom lembrar que os profissionais bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os medianamente bem-sucedidos: eles apenas trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a dominar com inteligência o relógio.



Silvia OSSO

É palestrante e consultora de empresas. Jornalista , especialista em varejo,é autora dos livros Atender bem dá lucro ; Programa Prático de Marketing para Farmácias; Administração de Recursos Humanos e do DVD Etiqueta Empresarial.Contato via e-mail: siosso@uol.com.br . Para adquirir meus livros : www.lojacontento.com.br