Eventos Corporativos: 5 dicas para pré-produção

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A sua empresa realiza eventos corporativos? Se sim, essas dicas são para você!

O RH ou marketing das organizações sempre prevê algum evento em seu plano estratégico, seja um congresso, feira, palestras, convenções, shows ou workshops voltados ao público interno ou clientes, fornecedores e parceiros.

 

 

E caso eventos não estejam no seu planejamento, fica a dica: 65% de empresários acreditam que o mercado de eventos corporativos retomará com força as atividades em 2017, de acordo com pesquisa da Amcham (Câmara Americana de de Comércio).

Para te ajudar, reunimos 5 dicas importantes para a pré-produção do seu evento corporativo – seja de grande porte ou não – que sempre devem ser observados. Confira.

 

1. Planejamento

Antes de mais nada, planeje tudo, desde a primeira ideia até a finalização do evento. Tenha os objetivos claros, conheça muito bem seu público-alvo.

Dica: fazer um brainstorm (reuniões criativas) com as principais pessoas envolvidas ajuda a clarear e determinar pontos importantes, como, por exemplo, definição do tema, listagem de possíveis parceiros, plataformas de gestão de organização de eventos e, não menos importante, discussão de budget.

 

2. Equipe

É fato: sozinho você não fará muito. Um dos primeiros passos da produção do seu evento é buscar empresas qualificadas, para que problemas futuros sejam minimizados.

Dica: opte por empresas que tenham experiência, infraestrutura, agilidade, confiança e uma equipe completa para atender todas as demandas.

 

3. Local

Você estima que um público de 10 mil pessoas vai participar? Poucos são os locais que suportam tal quantidade. Avalie muito bem o lugar com grande antecedência, esse é fator decisivo para o sucesso, e uma empresa qualificada poderá orientar na decisão.

Dica: alie infraestrutura e comodidade. Segurança, capacidade, acesso, som, vídeo e iluminação são fatores muito importantes a serem observados.

 

4. Burocracias

Não menos importantes, liste as possíveis burocracias que precisarão ser organizadas, como contratos e autorizações. Essas formalidades costumam levar tempo e nem sempre saem da forma planejada, pois envolvem negociação. Além disso, opte por bons fornecedores e parceiros, com tradição no mercado.

Dica: comece a organizar com, pelo menos, seis meses de antecedência. Isso garantirá segurança na realização do seu evento.

 

5. Comunicação

“Quem não se comunica se trumbica”, disse Chacrinha. A mesma pesquisa da Amcham citou que a principal tendência no setor de eventos corporativos será interatividade entre marcas e público-alvo, com uso de vídeos, transmissões, aplicativos que promovam a interação.

Dica: produza um vídeo atrativo e dinâmico para envolver o público. Também, um hotsite: nele devem constar todas as informações possíveis para atrair o público-alvo interno ou externo; será a vitrine do seu evento. Caso não esteja previsto no budget, crie apenas um post no blog da empresa, mas que esteja completo, com conteúdo interativo e multimídia e, claro, exalte o design. É muito importante que a página ou hotsite seja mobile friendly. Hoje, 51% dos acessos à internet são via dispositivos móveis, mais que por computadores, segundo pesquisa.

O planejamento completo de eventos corporativos ainda prevê a produção e a pós-produção, e se baseia nas dicas acima, apenas tratadas de forma mais detalhada e abrangente. Ao seguir essas dicas, com certeza seu evento corporativo será um sucesso!

E se você precisar de ajuda na pré-produção, produção e transmissão do seu evento corporativo, saiba que nós somos especialistas no assunto. Fazemos do seu jeito, para o seu público-alvo, com qualidade de imagem, em qualquer lugar do mundo.

 

 

 

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